Como contratista, la morosidad puede afectar drásticamente a la situación financiera de su empresa. Aunque tengas un margen de beneficios del 10%, la morosidad tiene consecuencias. Hay que tener en cuenta los costes de transporte (que conllevan sus propias cargas administrativas), estresarse por los días de liquidez que quedan e incluso rechazar proyectos porque se está esperando el dinero necesario para empezar nuevos trabajos. Casi una de cada tres empresas de construcción tuvo que financiar algún dinero en el ínterin, y casi otras tantas tuvieron que esperar más de 90 días para recibir los pagos de las retenciones en proyectos comerciales.
Todo esto apunta a dos cosas:
- Es fundamental que su empresa reciba los pagos que ha ganado y;
- Dado que la presentación de un embargo en Texas es una de las mejores vías legales disponibles para perseguir esos pagos, usted debe ser capaz de presentar embargos y aplicar presión sobre los morosos.
Por desgracia, el proceso de presentación de embargos puede ser confuso. Es fácil saltarse los plazos, enviar una notificación fuera de plazo o a la persona equivocada y perder por completo los derechos de embargo. Aunque conocer todo el proceso de embargo es un primer paso excelente, es necesario hacer más para que sus procesos internos sean conformes.
En su lugar, desarrolle estrategias y procesos eficaces para evitar complicaciones, mantenerse al tanto de los requisitos para mantener sus derechos de embargo y asegurarse de que la persecución de pagos antiguos consuma sólo un poco del valioso tiempo de su equipo. Esta guía le guía a través de cuatro complejidades fundamentales que pueden hacer tropezar a los contratistas y ofrece cinco estrategias que cada contratista en Texas debe poner en práctica.
Cuatro retos de la presentación de un derecho de retención en Texas
Antes de que las empresas puedan desarrollar estrategias para presentar un derecho de retención en Texas de manera eficaz, es esencial identificar las complejidades que pueden interponerse en el camino. Aquí hay cuatro factores clave que pueden comprometer sus derechos a presentar un embargo:
Reto nº 1: Los requisitos y los plazos son específicos
Presentar un embargo en Texas es más complejo que presentar un único documento y dejar que el proceso se desarrolle. En su lugar, requiere completar varios pasos esenciales.
Los subcontratistas y proveedores deben enviar una factura para solicitar el pago a más tardar el día 15 del segundo mes siguiente al mes en que se realizó el trabajo. Si el pago no se recibe puntualmente, no podrán incumplirse los siguientes plazos:
- El plazo para enviar un preaviso de embargo para subcontratistas y proveedores. Antes de presentar un embargo preventivo de mecánico ante un condado de Texas, es imprescindible enviar una notificación al propietario y al contratista general. Este aviso, también conocido como aviso de pre-embargo, debe ser enviado a más tardar el día 15 del tercer mes siguiente a cada mes en el que el subcontratista o proveedor prestó los servicios que quedan por pagar. Por ejemplo, si un subcontratista realizó trabajos en marzo, la notificación previa al embargo debe enviarse antes del 15 de junio.
- El plazo para presentar la declaración jurada de embargo. La declaración jurada de embargo y su contenido son cruciales para el proceso. Debe incluir la descripción legal o información suficiente para identificar con precisión la propiedad, el importe adeudado, las fechas y el método de entrega de cada notificación previa al embargo enviada y a quién, y la descripción de los trabajos o servicios impagados, entre otra información. Debe presentar la declaración jurada ante el Secretario del Condado de la Oficina de Registros de la Propiedad del condado donde se encuentra la propiedad. Esta declaración jurada debe presentarse antes del día 15 del cuarto mes.
- El plazo para notificar el embargo a las partes pertinentes. Debe enviarse una copia de esta declaración jurada al propietario y al contratista general en los cinco días naturales siguientes. Este paso es vital para que las partes pertinentes sepan que sigues sin cobrar y puedan tomar rápidamente las medidas necesarias para resolver el problema.
Reto nº 2: Los requisitos de notificación previa a la presentación de la solicitud de alquiler pueden variar según el empleo
Es importante recordar que para mantener su derecho a presentar un embargo contra una propiedad, los requisitos de notificación cambian en función del nivel de contratista que sea para cada trabajo.
Como se ha mencionado anteriormente, el contratista original no necesita enviar una notificación previa al embargo y puede presentar un embargo antes del día 15 del cuarto mes posterior al mes en que se haya producido cualquiera de los siguientes hechos:
a) Rescisión por escrito
b) Abandono del Proyecto
c) Liquidación o;
d) Finalización del Contrato
Pero los subcontratistas de primer y segundo nivel contratados por el contratista general deben enviar una factura y una notificación previa al embargo antes de presentar un embargo. Por ejemplo:
- Un subcontratista finaliza las obras en febrero.
- El subcontratista debe solicitar el pago o enviar una factura antes del 15 de abril.
- El subcontratista debe enviar un preaviso de embargo antes del 15 de mayo.
- Una vez completados estos pasos, el subcontratista está en condiciones de presentar el embargo antes del 15 de junio.
Sin embargo, si envía las notificaciones con retraso o se salta algún requisito de notificación, puede perder inadvertidamente sus derechos de embargo. Por este motivo, es crucial enviar los avisos mensuales previos al embargo a tiempo, cada vez y cada mes, e incluso enviarlos antes de tiempo.
Relacionado: Cómo presentar un derecho de retención sobre la propiedad en Texas en línea
Este enfoque minimiza el riesgo de perder sus derechos antes de necesitarlos. Por supuesto, no querrá agriar una relación laboral sólo para mantener unos derechos de retención que quizá no necesite. Así que asegúrese de equilibrar cuidadosamente el envío de notificaciones con el mantenimiento de una comunicación cortés y positiva.
Reto nº 3: El proceso cambió en 2022, por lo que los conocimientos de su equipo pueden estar desfasados
En 2021, la legislatura de Texas votó para modificar el Código de Propiedad de Texas y los procesos establecidos para la presentación de un gravamen de mecánico. Muchos de estos cambios fueron diseñados para simplificar el proceso, aclarar requisitos y lenguaje confusos, eliminar algunos requisitos e incluso ampliar qué tipos de mano de obra y servicios pueden enumerarse como parte de los servicios no pagados al presentar un gravamen.
Uno de estos cambios afectó a los subcontratistas, eliminando el requisito de notificación del segundo mes y dejando la notificación del tercer mes (o notificación previa al embargo) como la única notificación que se debe enviar antes de presentar un embargo. Estos cambios entraron en vigor el 1 de enero de 2022. Si bien estos cambios benefician el proceso de presentación de un embargo, los procesos estándar de su empresa aún pueden reflejar los antiguos requisitos y estar desactualizados, lo que lleva a confusión, oportunidades de notificación perdidas y esfuerzo desperdiciado para cumplir con las normas anteriores.
Reto nº 4: No seguir todos los pasos puede anular sus derechos de retención
No se puede exagerar la importancia de este reto. El proceso de presentación de un embargo es complejo y, como contratista o subcontratista, su agenda está repleta. Es bastante sencillo cometer un error o pasar por alto un plazo. Sin embargo, si lo hace, es posible que no pueda presentar un embargo. Esto no implica que ya no pueda reclamar el pago, pero tendría que presentar una demanda y emplear procedimientos legales más intrincados y costosos.
La mejor forma de eliminar este riesgo es contar con un proceso eficaz y estandarizado para gestionar de forma coherente los requisitos de notificación en todo momento.
5 estrategias para facilitar la presentación de un embargo en Texas
Mirando los desafíos puede hacer que la presentación de un derecho de retención en Texas parece un proceso abrumador con muchos avisos y plazos. Pero es una parte esencial de hacer negocios como contratista, arquitecto o proveedor en Texas. Usted se encontrará con clientes que no pueden pagar a tiempo por una razón u otra, y el aprendizaje de estos procesos para perseguir los pagos es crítico para el negocio.
No espere a recibir otra factura impagada. Adopte ahora medidas proactivas para desarrollar estrategias que agilicen la gestión de los avisos y la documentación previos a la presentación del embargo, y mantenga abiertas sus opciones. Ponga en práctica estas cinco estrategias para que el proceso sea lo más eficaz, ágil e infalible posible.
1. Implemente un enfoque sistemático para que su equipo lo siga
Los flujos de trabajo sistemáticos son adecuados para cada parte de las operaciones de su empresa. Al igual que tienes listas de comprobación para negociar contratos de proyectos y completar servicios, mantén una lista de comprobación para gestionar las obligaciones previas al embargo y al embargo.
En lugar de intentar desarrollar un proceso interno completo, opte por trabajar con un tercero especializado en el proceso de presentación de embargos. Si dispone de un portal en línea que le avise automáticamente de los plazos, le ayude a cumplimentar la documentación correctamente y se asegure de enviar notificaciones a todas las partes pertinentes, minimizará los riesgos de incumplir los plazos o de omitir información necesaria.
Cuando existe un proceso establecido con instrucciones sencillas en las que apoyarse, su equipo puede realizar estas tareas de forma coherente. No necesitarás un asesor jurídico interno ni un experto en embargos en plantilla. En su lugar, el miembro adecuado de la plantilla puede ocuparse de todas las tareas pendientes.
2. Cumpla los plazos y deje constancia en papel gestionando todo el proceso en línea
Facilite el proceso presentando sus documentos y notificaciones de embargo en línea. Algunas de las dificultades del proceso de presentación de embargos residen en los detalles logísticos:
- Envío de notificaciones a las direcciones correctas
- Asegurarse de que se envían por correo certificado
- Obtener documentación y pruebas de que ha enviado las notificaciones en los plazos establecidos.
Trabajar con la plataforma en línea adecuada puede simplificar estos detalles. Los sistemas de archivo en línea ofrecen servicios de envío, incluida la prueba digital de las fechas y horas de entrega de los documentos. Esto significa que, aunque espere hasta el final del día, no tiene que preocuparse de que la oficina de correos esté cerrada. Si está terminando el papeleo en su oficina a última hora de la tarde de un viernes, puede simplemente conectarse y enviar sus notificaciones previas al embargo en línea.
Relacionados: TexasEasyLien.com Comparado con un Abogado
La transición a un proceso digital ofrece algo más que comodidad cuando debe aportar documentación para demostrar que ha cumplido los requisitos de embargo. Un rastro de papel digital es más fácil de buscar y mantener accesible, mucho más rápido que buscar recibos y formularios que podrían abarcar varios meses de actividad comercial.
3. Crear flujos de trabajo internos claros para que todos conozcan sus responsabilidades
Una vez que disponga de procesos claros y herramientas fáciles de usar, es hora de establecer sus procedimientos internos ideales. Si trabajas en solitario, es probable que te encargues tú mismo de todos los aspectos relacionados con el envío de notificaciones y el cumplimiento de los requisitos de embargo. Sin embargo, si tienes un equipo, es esencial aclarar las responsabilidades. ¿Quién es responsable de cada paso? ¿Es el director del proyecto o el especialista en facturación? ¿Dispone de un gestor designado responsable de mantener el cumplimiento de los derechos de retención y salvaguardar los derechos de retención de su empresa?
Considere detenidamente estas cuestiones y asegúrese de que las responsabilidades de las funciones están claramente definidas. Esta organización interna permitirá a su empresa presentar embargos para los proyectos en curso cuando sea necesario de forma eficaz. Además, proporciona una base sólida para la ampliación, al tiempo que gestiona eficazmente los aspectos financieros y legales de la recepción de pagos por sus esfuerzos.
4. Utilice la automatización siempre que sea posible
Utilice la automatización siempre que sea posible para agilizar sus procesos. Estas son las áreas clave en las que la automatización añade un valor significativo al envío de notificaciones y la presentación de embargos:
- Marcar los impagos: Realice un seguimiento digital de los pagos atrasados. Sincroniza tu software de facturación y contabilidad con tus procesos de embargo para identificar inmediatamente cuándo los clientes se retrasan en los pagos, incluso si realizan pagos parciales.
- Enviar las notificaciones a tiempo: Evite incumplir los plazos una vez que el reloj empiece a correr. Configura recordatorios automáticos para cada factura y su plazo, incluidos los plazos del tercer y cuarto mes, el plazo de cinco días para notificar y enviar copias del embargo presentado y cualquier otro plazo.
- Recopilar documentación automáticamente: Simplifique la recopilación de pruebas. La automatización puede ayudar a recopilar pruebas de notificaciones enviadas, documentación de pagos e impagos y facilitar la organización de los contratos originales para adjuntar toda la documentación necesaria al proceso de presentación.
5. Utilice avisos y recordatorios amables previos a la cesión para mantener el pago al día
El embargo más fácil es el que nunca hay que presentar. Antes de que los plazos de embargo empiecen a afectar a las operaciones de su empresa, envíe proactivamente varios avisos y recordatorios para instar al pago. Adelantarse al problema desde el principio puede garantizar que los clientes salden sus deudas antes de que surja la necesidad de un embargo.
Sin embargo, también es importante para sus operaciones comerciales mantener relaciones positivas con sus clientes. Lo último que quiere es ofender sin querer a un valioso socio comercial o cliente estratégico enviando notificaciones que parezcan acusatorias o molestas. Es probable que las empresas profesionales entiendan que usted simplemente está cumpliendo con sus obligaciones y protegiendo su negocio. Sin embargo, los clientes de proyectos residenciales pueden estar menos familiarizados con el proceso y sentirse desanimados si reciben notificaciones que perciben como hostiles.
Para navegar por este delicado equilibrio, envíe notificaciones corteses utilizando un lenguaje neutro. Explique claramente que la notificación es simplemente en cumplimiento del Código de la Propiedad de Texas. Este enfoque comunica varios puntos clave:
- No desconfías de ellos y no eres demasiado exigente.
- Entiende y cumple el Código de la Propiedad de Texas.
- Presentará los embargos que sean necesarios, pero espera no llegar a ese punto.
El envío de notificaciones educadas y planificadas como práctica comercial habitual puede mantener relaciones positivas sin poner en peligro sus derechos de retención o su reputación comercial.
Simplifique el proceso de presentación de un embargo en Texas con la ayuda adecuada
Al entender los retos de la presentación de un derecho de retención en Texas y la aplicación de algunas estrategias clave que puede simplificar el proceso de protección de sus derechos, la presentación de un derecho de retención cuando sea necesario, y asegurar el pago duramente ganado que se merece. En Texas Easy Lien, proporcionamos a los contratistas y proveedores de materiales herramientas en línea diseñadas para agilizar todo el proceso de envío de notificaciones, presentación de embargos y gestión de todo a la perfección. Regístrese hoy mismo para experimentar nuestro eficiente proceso y comenzar a presentar.
